Umowa NDA – kiedy trzeba zachować poufność

Umowa o zachowanie poufności, zwana też NDA (non-disclosure agreement) bądź CDA (confidential disclosure agreement), jest instrumentem służącym ochronie informacji, których nie chcemy udostępniać nikomu poza naszymi kontrahentami. Ma na celu zobowiązanie drugiej strony innej umowy do, jak sama nazwa wskazuje, utrzymaniu w tajemnicy danych, które przekazujemy jej w związku z zawieranym kontraktem.

NDA to umowa nienazwana. Oznacza to, że jej treści nie normują odrębnie żadne przepisy, a w szczególności Kodeksu cywilnego. Nie oznacza to, że ustawodawca nijak nie wpływa na to, co możemy w niej zawrzeć. Musimy mieć na uwadze, że te przepisy, które obowiązują bezwzględnie, nie mogą zostać naruszone przez NDA. Nasz kontrakt nie może przykładowo naruszać zasad współżycia społecznego czy zmierzać do obchodzenia ustawy, ponieważ wówczas może zostać uznany za nieważny.

No właśnie – kontrakt. Nie jest konieczne, aby zawierać odrębną umowę NDA. Jak była mowa na wstępie, NDA jest nam potrzebna do tego, by chronić informacje przekazywane w toku realizacji innej umowy, np. umowy o świadczenie usług, umowy zlecenia, umowy agencyjnej czy umowy o pracę. Stąd też NDA nie musi mieć formy osobnego dokumentu. Wystarczająca jest klauzula w umowie głównej.

Co NDA ma chronić?

Niezależne od formy, jaką obierzemy, niezbędne jest dokładne sprecyzowanie, co NDA ma chronić. Precyzyjne oznaczenie zakresu informacji poufnych jest niezbędne z punktu widzenia egzekwowania postanowień NDA. Jeśli zrobimy to niedokładnie bądź pominiemy jakieś dane, możemy mieć problem z wykazaniem, że nasz kontrakt jednak je obejmował. Przydatne jest odwołanie się w tym zakresie do pojęcia tajemnicy przedsiębiorstwa, sprecyzowanego w przepisach szczególnych. Nie jest jednak zabronione rozszerzenie obowiązku zachowania poufności na te informacje, których tajemnica przedsiębiorstwa nie obejmuje. W szczególności NDA może chronić procedury wewnętrzne firmy, listy klientów, informacje o wynagrodzeniu pracowników itd. Nie oznacza to jednak, że jedynie NDA będzie zabezpieczać niektóre informacje. Przykładowo – część z nich podlegać może odrębnej ochronie przewidzianej dla baz danych. Warto jednak dmuchać na zimne i rozciągnąć NDA na wszystko to, czego nie chcemy szerzej udostępniać. W szczególności zasadne jest przedstawienie kontrahentowi, w jaki sposób może przetwarzać przekazane mu dane. Mowa tutaj o sposobie przechowywania informacji czy ich przesyłania.

NDA – zobowiązania wzajemne i odpowiedzialność za naruszenia

NDA jest najczęściej zobowiązaniem wzajemnym – strony umawiają się tak, że obie będą zobowiązane do chronienia przekazywanych informacji. Oczywiście inaczej wygląda ta sytuacja, gdy drugą stroną umowy jest osoba fizyczna czy przedsiębiorca, który nie posiada szerokiej gamy poufnych danych. Warto rozważyć umowne ustalenie, jak długo umowa ma obowiązywać. Wprawdzie nie jest korzystne dla przedsiębiorcy ograniczanie jej w czasie, niemniej umowa powinna być tak skonstruowana, aby kwestia ta nie budziła wątpliwości.

Najbardziej interesującym aspektem NDA jest odpowiedzialność za jej naruszenie. Generalnie złamanie jej postanowień i rozpowszechnienie danych poufnych wiązać się będzie z powstaniem szkody, a zatem – obowiązku odszkodowawczego. Najlepiej jednak sprawdzają się w tym zakresie kary umowne, które ułatwiają dochodzenie finansowej rekompensaty.